Gestion des données produits : des projets au long cours

Poussés par l’accélération de la mise sur le marché des produits et le développement du e-commerce, les projets de PIM – product information management – constituent des projets stratégiques pour centraliser les informations sur les produits. Mais ils restent complexes à mettre en oeuvre.

La gestion des données de référence sur les produits semble s’imposer à la plupart des entreprises qui développent leurs activités de e-commerce. Il s’agit néanmoins de projets au long cours, stratégiques mais coûteux. Centraliser ces informations dans un outil de PIM – product information management – en facilite l’accès aux utilisateurs internes et externes et permet aux entreprises d’alimenter en données produits, de façon continue, leurs différents canaux de vente en ligne. Non seulement leur propre site marchand, mais aussi les sites de distributeurs, les marketplaces, les applications, etc. En complément, les solutions de gestion des actifs numériques ou DAM – digital asset management – gèrent les ressources médias (texte, images, photos, vidéos sur les produits).

La mise en oeuvre des logiciels de PIM est longue et complexe, ce qui réserve leur déploiement aux grandes entreprises et aux ETI. L’éditeur Stibo Systems a établi avec EBG un baromètre auprès de ses clients et d’autres utilisateurs de ces solutions (dont 85% appartiennent à des organisations de 2000 à 20 000 personnes) pour comprendre leur stratégie de gestion des données produits. Dans 57% des cas, les répondants indiquent qu’ils y ont été poussés par l’accélération de la mise sur le marché des produits. La moitié d’entre eux ajoutent également l’avoir fait pour décommissionner et rationaliser leurs systèmes informatiques. Enfin, l’augmentation du catalogue produits a pesé dans 34% des cas. Le baromètre cite le product owner MDM produit d’Auchan Retail France qui indique que le PIM déployé va « permettre de décommissionner plusieurs outils en doublon utilisés pour l’enrichissement et le référencement ».

Des phases avant-projet de plusieurs années

Pour 55% des répondants, les phases de réflexion avant-projet et de build ont duré entre 1 et 3 ans, tandis que pour 41%, elles ont duré entre 3 et 6 ans. En dehors des aléas inhérents aux projets (problèmes de budget, changement de solution), ces délais importants s’expliquent par le fait que « ces outils sont des projets en perpétuelle évolution », indiquent Stibo Systems et EBG. « Le déploiement est rarement réalisé au même moment dans toutes les BU et toutes les filiales, de nouvelles fonctionnalités apparaissent, de nouveaux besoins doivent être adressés, etc. ». Olivier-Romain Jolly, professional services engagement manager pour Stibo Systems France, met en avant trois aspects importants dans la mise en oeuvre d’une telle solution : la migration des données, la conduite du changement et la stratégie de gouvernance de la donnée. Il recommande une approche par étape commençant avec un MVP (minimum viable product) pour déployer une solution rapidement afin d’obtenir de premiers succès et motiver les équipes à travailler ensemble sur un modèle de données, des processus et leur gouvernance. La moitié des répondants au baromètre disent que leur projet de PIM a été livré avec succès et dans les temps. Mais, les retards ne sont pas rares dans ce type de déploiements, 36% des professionnels interrogés reconnaissant que leurs projets ont subi des retards importants.

Interrogés sur le logiciel de PIM ayant été retenu, les répondants disent à 49% avoir porté leur choix sur une solution évolutive « capable de s’adapter aux montées en charge en termes de volumétrie et de complexité des données à gérer ». Le temps de mise en oeuvre d’un tel projet nécessite un outil qui puisse prendre en compte les nouvelles attentes, internes et externes, par exemple celles des distributeurs. Ces derniers « se structurent rapidement sur le sujet », témoigne dans le baromètre l’entreprise Stanley Black & Decker qui utilise le PIM pour standardiser et enrichir des données issues de diverses sources (powerpoint, pdf, catalogues…) et les rassembler avec des données réglementaires, logistiques, tarifs… Autre témoignage, celui de Legrand, spécialiste des infrastructures électriques, qui explique avoir répondu à un triple enjeu : « donner un cadre à la collecte des données produits, avoir un lieu de stockage unique, à jour et à disposition de l’ensemble de l’entreprise et alimenter en données nos distributeurs et nos propres systèmes », indique Thomas Rabanit, directeur digital de Legrand.

Adapter la solution aux besoins métiers

43% des personnes interrogées souhaitent une solution PIM personnalisable qui soit accompagnée par son éditeur. Dans ce cas, les attentes portent sur les aspects techniques de la mise en oeuvre plutôt que sur du conseil, 76% des personnes sondées souhaitant adapter la solution aux besoins métiers, 56% apporter des spécificités techniques à la solution et 44% développer des composants sur mesure. A cela s’ajoutent 26% estimant que l’éditeur peut accompagner sur la gouvernance de données à établir. Dans 3 cas sur 4, un suivi de proximité est attendu, dans la langue maternelle du client.

Interrogés sur le budget engagé et le retour sur investissement du projet PIM/DAM déployé, le coût élevé des solutions PIM est pointé par 46% des répondants. Concernant le ROI (retour sur investissement), 22% disent avoir du mal à le mesurer, tandis que 70% estiment en être satisfaits et considèrent l’avoir atteint 1 à 3 ans après la mise en place de la solution. « Le calcul du ROI est un exercice collectif, qui doit mobiliser les métiers bénéficiaires de l’apport d’un PIM dans l’entreprise et ne doit pas rester l’apanage de la direction financière », souligne à ce sujet Frédéric Marie, directeur général de Stibo Systems France et Ibérie et responsable ROI EMEA.

En majorité (76%), les professionnels interrogés dans le cadre de ce baromètre n’ont pas changé de solutions de PIM en cours de projet, tandis que 15% l’ont fait et que 9% envisagent de le faire prochainement. Dans ces deux derniers cas, ils invoquent une solution non évolutive (50%), un budget trop élevé (21%), peu de mises à jour fonctionnelles et peu d’accompagnement (18%) ou une solution pas assez personnalisée par rapport aux besoins de l’activité (14%). En conclusion, les solutions de PIM permettent de fiabiliser et rendre accessible la donnée en interne sur les produits et de fournir les flux permettant sa diffusion, dans des formats communs. Des projets stratégiques mais de longue haleine qui requièrent un accompagnement de l’éditeur.

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